Оформление электронно-цифровой подписи

С постепенным переходом бизнеса в онлайн становится актуальным получение электронной подписи (ЭП). Она ускоряет процесс документооборота между юридическими лицами, между компаниями и государственными органами. Дает возможность участвовать в торгах. Сокращает расходы на офлайн-документооборот и т. д. Предприниматели сильно усложняют себе жизнь, игнорируя необходимость оформления ЭЦП или по каким-то причинам затягивая с этим. ЭЦП должна быть таким же неизменным атрибутом современного бизнеса как наименование, организационно-правовая форма, устав и т.д.

Зачем нужна электронная подпись?

Рассмотрим ЭП с формальной и содержательной точки зрения:

• формально она представляет собой уникальный, специально сгенерированный файл с набором цифр, который накладывается на электронные документы;
• по содержанию ЭП — это информация, которая отвечает на вопросы: «кто и когда подписал документ?», «есть ли у подписанта полномочия на это действие?» ЭП подтверждает авторство и ответственность подписавшего лица.

С помощью ЭП можно подписывать любые электронные документы, совершать сделки в дистанционном режиме, обмениваться юридически значимой информацией и документацией. Она позволяет регистрировать недвижимость без визита в МФЦ или Росреестр, сдавать отчетность в ФНС, взаимодействовать с госорганами и совершать другие значимые для бизнеса и жизни действия, не выходя из дома или офиса.

ЭП выполняет несколько задач:

• обеспечивает неотрекаемость. Она демонстрирует, что документ был подписан конкретным лицом (это 100%-ое доказательство авторства, если даже есть попытки отрицать его). По сути неотрекаемость указывает на идентичную юридическую силу, на равнозначность собственноручной и электронной подписи. Этот принцип особенно незаменим в конфликтных ситуациях как на корпоративном, так и на внешнем уровне;
• подтверждает целостность подписанного документа. Прикрепленная к документу ЭЦП указывает на то, что в последнюю версию документа не вносились изменения;
• обеспечивает защиту от подделки документов. Подделать ЭП практически невозможно, это гарантирует безопасность использования и надежность совершения сделок.

Сейчас перед бизнесом и физическими лицами не стоит вопрос получения ЭЦП. Она становится незаменимым инструментом, если предприятие хочет быть конкурентоспособным, современным и оперативным в своих действиях. Вопрос в другом: как выбрать компанию, которая оформит сертификат и соблюдет основные требования — сделает это быстро, с гарантией, что ЭЦП не попадет к третьим лицам, и не допустит утечки данных.

Виды электронной подписи

Порядок оформления и использования ЭЦП регулируется ФЗ-№63 «Об электронной подписи». Согласно закону, физические и юридические лица могут получить несколько видов подписи:

• простую ЭП;
• усиленную ЭП. Этот вид подразделяется на квалифицированную (УКЭП) и неквалифицированную (НЭП).

Данные виды отличаются степенью защищенности и областью применения:

• простая ЭП представляет собой несложные комбинации «логин-пароль», «пароль-SMS-код», «SMS-код». Она предназначена для получения государственных услуг (например, проверки штрафов), регистрации на сайтах, совершении банковских переводов и других ситуаций, в которых необходимо подтвердить совершение действия, а также идентифицировать личность;
• усиленная ЭП — это инструмент, работающий в связке с криптографическими механизмами, т. е. механизмами шифрования, которые обеспечивают секретность и подлинность. Она отличается высокой степенью защиты.

Алгоритмы формирования УКЭП и НЭП отличаются. При создании квалифицированной ЭП используются механизмы шифрования, которые прошли сертификацию ФСБ России. Их оформляют только удостоверяющие центры из специального списка Минкомсвязи. КЭП идентична собственноручной подписи, в отличие от НЭП и простой ЭП. Ее можно использовать без ограничений на всех документах и для взаимодействия с контрагентами, госорганами.

Стоимость оформления электронной подписи

Стоимость ЭП зависит от ряда факторов: вида ЭП, срока действия. Часто гражданам электронный сертификат необходим для совершения разового действия. В этой ситуации возможно оформление сертификата на 3 месяца. Электронные сертификаты для ЮЛ и ИП действуют в течение одного года.

С ценами на оформление вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Применение электронной подписи

Области применения электронного сертификата охватывают все направления работы и коммуникаций бизнеса. ЭП необходима при:

• участии в электронных торгах. С 2018 года цифровой обмен документами между участниками закупок невозможен без УКЭП;
• обмене сведениями в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) (актуально для государственных органов всех уровней, обязательно применяется УКЭП);
• электронном документообороте между ЮЛ и ИП;
• корпоративном (внутреннем) документообороте (используются версии от простой ЭП до УКЭП);
• сдаче отчетности в ПФР, ФНС, Росстат, ФСС и другие контролирующие органы (используется преимущественно УКЭП).

В ряде ситуаций вид используемой ЭЦП определен на законодательном уровне. Так, при участии на электронных торгах разрешена только квалифицированная подпись, а для документооборота внутри компании, в которой предусмотрена система согласования документов, достаточно простой ЭП. При взаимодействии компании с контрагентом, например, при выписке счет-фактуры желательно применять КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость созданным и переданным документам. В других ситуациях бизнес сам решает, какой вид ЭП применять.

Как приобрести электронный сертификат юридическому лицу и ИП?

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут получить электронно-цифровую печать двумя способами:

• через МФЦ;
• через УЦ — коммерческий удостоверяющий центр.

Проще и быстрее оформить через УЦ, но нужно учитывать, что личное присутствие обязательно. Российское законодательство не разрешает ИП и ЮЛ получение ЭП дистанционно.

Для оформления необходимо:

• заполнить заявление на изготовление ЭП (мы предоставим бланк заявления);
• предоставить документы: выписку из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП, копию устава (для юрлица), паспорт и СНИЛС (для ИП), доверенность и паспорт (если ЭЦП оформляет представитель);
• оплатить выставленный счет;
• дождаться, когда ЭП будет записана на токен;
• оплатить токен и начать пользоваться ЭП.

Сроки изготовления подписи зависят от того, насколько быстро пройдет оплата.

Как приобрести электронную подпись физическому лицу?

Физические лица также могут использовать все виды электронного сертификата. Для получения они могут обратиться в МФЦ или в удостоверяющий центр. Алгоритм действий тот же:

• подать заявление на оформление сертификата;
• предоставить документы: паспорт, СНИЛС, ИНН.

При подаче документов необходимо указать, хочет ли физлицо получить ЭП на носителе или будет подписывать документы телефоном (то есть через приложение).

Как выбрать и получить сертификат электронной подписи?

Если вы получаете УЭП впервые и не можете разобраться, какой вид выбрать, обратитесь за консультацией к нашим специалистам. Консультация будет полезна и тем, кто ранее уже оформлял электронный сертификат, т. к. законодательство в сфере электронного документооборота постоянно меняется, и у информационных систем появляется больше требований. Наши специалисты помогут вам разобраться в нюансах вопроса.

Оформление электронно-цифровой подписи в компании «Региструм»

Юридическая фирма «Региструм» оказывает услугу оформления квалифицированных электронных подписей для организаций и населения:

• мы помогаем подобрать подходящий вид подписи в контексте вашего бизнеса;
• изготавливаем ЭП в короткие сроки и по выгодным тарифам;
• консультируем по вопросам применения ЭП, даем рекомендации по правовой защите ЭП и подписанных ей документов.

Помимо оформления электронного сертификата, мы помогаем с решением других вопросов бизнеса: вносим изменения в ИП и ООО, подтверждаем недостоверность сведений в ЕГРЮЛ, помогаем с ликвидацией компании и многое др.

Позвоните нам, если у вас возник какой-либо вопрос касательно оформления, законодательного урегулирования, возможностей электронной подписи. Наши специалисты проконсультируют вас.